Gérer sa boîte email professionnelle : les points à connaître

Aujourd’hui, avoir une boîte email et une ou plusieurs adresses emails (personnelle, professionnelle…) est devenu banal et indispensable. La messagerie électronique remplace même de plus en plus souvent le téléphone, car elle a le mérite de pouvoir conserver une trace écrite des échanges. Relation client, messages aux fournisseurs, commandes, service après-vente, de nombreuses informations s’échangent par mail.

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Les différentes boîtes email professionnelles

Dans les grandes entreprises

Dans les grandes entreprises, la gestion des serveurs mails professionnels est du ressort de l’administrateur du réseau informatique qui vous octroiera une adresse email professionnelle nominative. Souvent, elle aura la forme prenom.nom(at)entreprise, ou bien l’initiale du prénom et le nom.

Dans les PME

Si vous êtes dans une petite entreprise ou un autoentrepreneur, il est également indispensable d’avoir une adresse email professionnelle dédiée à son activité. Elle peut être créée sur un serveur de mails grand public comme Gmail ou Outloook ou via la plateforme de messagerie de votre fournisseur d’accès Internet (Orange, SFR, Free, Bouygues Telecom…). Dans ce cas, il faudra veiller à avoir un nom d’utilisateur qui reprend le nom de la société (par exemple dupont.societe@email). Ce type de solution est généralement gratuite et propose des tailles de stockage différentes, c’est pourquoi il peut être utile de comparer les différentes boîtes mails. Il est mieux de prendre le temps de considérer toutes les possibilités car il peut être difficile de changer de boîte email.

Le must : une boîte email professionnelle avec votre propre nom de domaine (ce qui se trouve après le @), qui est en général l’adresse de votre site Internet. Cela permet de renforcer votre crédibilité et celle de votre marque. Vous soignez aussi votre communication, en insérant par exemple une signature vantant vos produits, ou rappelant vos offres en cours.

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L’utilisation d’une boîte email professionnelle

Les salariés utilisent quotidiennement leurs boîtes email professionnelles pour communiquer avec les clients ou fournisseurs. Même envoyé depuis une boîte nominative, chaque email engage la responsabilité de la société, puisque, selon la loi, tout employeur peut être tenu responsable des actions de ses employés.

C’est pourquoi de nombreuses entreprises ont mis en place des chartes informatiques pour réguler l’utilisation des messageries et sensibiliser aux risques.

Légende image : Envoyer un email : un geste simple, mais qui engage la responsabilité de l’entreprise.

La surveillance des boîtes emails professionnelles

L’employeur engageant sa responsabilité, il peut donc contrôler et surveiller les boîtes email professionnelles de ses salariés. Mais cette surveillance est strictement encadrée par la loi Informatique et Libertés afin de garantir une certaine confidentialité. D’abord, l’employeur doit informer les salariés qu’une surveillance existe et comment elle est opérée. Les modalités doivent en être discutées, notamment par le biais du Comité d’entreprise. Ensuite, cette surveillance doit être proportionnelle au risque encouru (confidentialité, image de marque, productivité…). Enfin, les emails personnels, même envoyés depuis la boîte professionnelle, ne peuvent pas être consultés par l’employeur, en vertu du droit au respect de la vie privée.

Un usage personnel toléré… s’il reste raisonnable

Il est ainsi possible d’utiliser sa boîte email professionnelle pour un usage personnel sans que l’employeur ne revendique le droit à consulter les emails en question. Le secret des correspondances est garanti. La CNIL conseille d’indiquer « personnel » ou « privé » dans l’objet du mail.

Par contre, l’utilisation de la boîte email professionnelle à des fins personnelles peut être sanctionnée, si les messages envoyés sont par exemple contraire à la loi (insultes, diffamations, pédophilie, harcèlement…) ou s’ils entachent l’image de marque de l’entreprise. Une utilisation abusive peut aussi être une cause de licenciement, car l’employeur peut considérer que la productivité du salarié est affectée.

Le droit à la déconnexion

La loi El Khomri, adoptée en 2016, a reconnu le droit à la déconnexion des salariés des entreprises de plus de 50 personnes. Il s’agit de permettre aux employés de réguler l’utilisation des outils numériques pour « assurer le temps de repos et de congé, ainsi que la vie personnelle et familiale ». En clair : ne pas être tenu de consulter sa boîte mail professionnelle quand on est chez soi.

Pour mettre en place ce droit, il peut suffire de fixer des règles d’usage, comme ne pas envoyer d’email après la fermeture des bureaux ou le week-end. Mais il est également possible de bloquer les serveurs mails en dehors des heures de travail (Volkswagen l’a mis en place en 2011), de différer l’envoi des mails.

Légende image 2: Travailler, n’importe où, n’importe quand ? La loi reconnait aujourd’hui le droit à la déconnexion.

Comment bien gérer sa boîte email professionnelle ?

Professionnellement, on peut en effet être vite saturé par les emails. La facilité et la rapidité incitent à envoyer un mail pour tout et n’importe quoi, parfois même à tort (quelquefois, un échange téléphonique serait bien plus efficace). Comment faire pour ne pas se noyer dans une boîte email professionnelle inondée ?

Consulter régulièrement ses messages

Si vous ne consultez votre boîte email professionnelle qu’une fois par semaine, elle risque d’être rapidement saturée. Il convient donc de l’ouvrir régulièrement, au moins une fois par jour.

En revanche, il n’est pas forcément opportun de la consulter à chaque fois qu’un mail arrive. En effet, cela risque de vous déconcentrer de la tâche que vous étiez en train de réaliser. Pour être plus productif, il est conseillé de désactiver les notifications et de ne consulter votre boîte email que sur des plages horaires bien définies (par exemple en arrivant le matin et après le déjeuner). Le reste du temps, vous n’y touchez pas.

Autre astuce de productivité : dès qu’un email est traité, faites-le disparaître de la boîte de réception. Soit en le supprimant parce que vous n’avez pas besoin de le garder, soit en le classant dans un dossier. Ne resteront dans votre boîte de réception que les messages en instance ou non traités : une manière très visuelle de voir concrètement ce qu’il vous reste à faire !

Bien paramétrer les indésirables

En tant que pro aussi, vous recevrez des indésirables. Des « vrais » spams, envoyés tous azimuts par des robots ne concernent absolument pas votre entreprise. Mais il y a aussi les newsletters ou les listes de diffusion de vos clients ou fournisseurs, qui vous informent ainsi de leurs dernières offres ou actualités. S’il est important de procéder à une veille, ne restez pas forcément abonnés à toutes les newsletters, surtout si vous n’avez pas le temps de les lire.

Ou alors, mettez en place des filtres automatiques pour diriger ce type de mails directement dans les dossiers où vous pourrez prendre le temps de les consulter sans qu’ils encombrent votre boîte de réception. Vous pouvez d’ailleurs aussi utiliser les filtres pour trier et classer vos mails entrants.

À travers ce site, vous trouverez d’autres conseils pour gérer votre boîte email professionnelle et cette vidéo vous présente la solution Gsuite pour entreprise :

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