Gérer le stockage de sa boîte email : les points à connaître

Aujourd’hui, tout propriétaire d’ordinateur (ou presque) possède une adresse email. Nécessaire pour activer un compte utilisateur Windows ou sur Google Store, l’adresse email est devenue aussi banale qu’un numéro de téléphone. On estime qu’environ 4,3 milliards de personnes possèdent une adresse électronique. Si aucune limitation n’existe sur le nombre d’adresses qu’une même personne peut créer, la capacité de stockage de chaque boîte email est en revanche limitée. Voici quelques points à connaître comme autant de réflexes à prendre au quotidien pour ne pas exploser sa boîte email !

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L’importance d’optimiser le stockage de votre boîte email

Il est important de veiller au stockage de sa boîte email pour plusieurs raisons : techniques bien sûr, mais aussi économiques et… écologiques.

Boîte mail saturée : serveur lent

C’est d’une logique implacable, comme pour tout contenant : plus il est plein et plus il est difficile à déplacer. Pour un serveur mail, c’est pareil. Plus il stocke d’emails – et a fortiori des pièces jointes, plus il est lent et poussif. Si votre logiciel de messagerie met plusieurs minutes à démarrer, c’est un signe qui ne trompe pas : votre boîte email a atteint sa limite de stockage !

Ne pas avoir à augmenter la capacité de stockage

Optimiser sa boîte mail permet aussi d’éviter d’avoir à payer une extension de l’espace de stockage. Les fournisseurs ont en effet flairé le bon filon, surtout pour les serveurs de mail gratuit : le Go de stockage supplémentaire coûte cher. De plus, c’est souvent une fausse bonne idée, car si vous n’agissez pas tout de suite pour optimiser votre stockage, vous ne ferez que déplacer le problème : il vous faudra d’abord 1 Go, puis 2, puis 3, etc.

Réduire son empreinte écologique

Le routage d’un email (c’est-à-dire son acheminement vers son destinataire) par les serveurs prend moins d’une minute. Pendant ce temps, il parcourt environ 15 000 kilomètres de câbles dans des data centers qui stockent et acheminent chaque jour des milliards d’emails à travers le monde. L’Ademe estime que 1 Mo envoyé génère 15 grammes de CO2. Réduire le volume de stockage de sa boîte email, c’est aussi réduire son empreinte écologique.

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Pourquoi votre boîte email est-elle saturée ?

Aujourd’hui, nous recevons en moyenne quarante emails par jour… et nous utilisons notre messagerie électronique plus souvent que notre téléphone ! Aussi bref soit-il, tout message email représente un poids de data : le service de messagerie de Google, Gmail, accepte des mails pesant jusqu’à 25 Mo.

Mais l’email s’accompagne bien souvent de pièces jointes (images, vidéos, documents textes ou PDF… voire des programmes lorsqu’il s’agit de virus) : ces dernières peuvent être énormes (SFR Mail par exemple accepte des pièces jointes jusqu’à 100 Mo !).

D’où vient l’indigestion de votre boîte email ?

Les newsletters

Chaque site ou blog, a fortiori d’e-commerce, propose sa newsletter, l’équivalent d’un abonnement à un magazine. En échange de votre adresse électronique, vous recevez chaque jour, semaine, ou mois, un email avec des informations ou des offres commerciales. Bien souvent, on s’abonne et… on ne les lit jamais. Si c’est le cas, mieux vaut se désabonner ou modifier la fréquence de la réception si vous tenez à la recevoir quand même.

Les spams

Certains sites peu scrupuleux vous envoient des newsletters sans votre accord : elles peuvent être considérées comme des spams (messages indésirables). N’hésitez pas à vous désabonner et à les signaler comme spams (une option existe souvent dans le formulaire de désabonnement).

Les chaînes

Ces messages ne sont souvent pas bien méchants, mais tout aussi gourmands. Envoyés « à la chaîne » par vos amis et correspondants, ceux-ci comportent des blagues, des images drôles, des canulars… Quelquefois, ces messages ont une pièce jointe (voire plusieurs) très lourde (un diaporama, une vidéo, une image de plusieurs Mo) et ils encombrent inutilement votre boîte mail.

Comment optimiser le stockage de votre boîte email ?

Vous avez décidé de prendre le taureau par les cornes et de désengorger votre boîte mail, bravo ! Il suffit de prendre quelques mesures pour y parvenir.

Traiter ses emails

La première chose à faire pour optimiser le stockage de sa boîte email est de faire de la place. Supprimez les emails que vous avez lus et qu’il n’est pas utile de conserver. S’il s’agit de conversations (vous répondez à une personne qui vous répond…), ne conservez que le dernier message qui reprendra tout l’historique de vos échanges. Créez des dossiers pour ranger les mails que vous souhaitez garder. S’il y a des pièces jointes (facture, preuve d’achat, etc.), l’idéal est d’enregistrer le document sur votre ordinateur et de supprimer l’email.

Enfin, pensez à vider la corbeille de temps en temps, si votre logiciel ne le fait pas tout seul : si les dix mille emails que vous avez jetés sont dans le dossier « corbeille », ils prennent… toujours autant de place !

Gérer les messages indésirables

Les spams sont devenus la plaie des internautes. Il faut bien paramétrer sa boîte email pour les filtrer de manière automatique (c’est souvent expliqué dans l’aide du serveur mail ou du logiciel de messagerie).

Repérés par le serveur de mail lui-même, les spams sont soit détruits directement, soit stockés dans un dossier. Attention, le piège est de ne jamais vider le dossier en question : n’oubliez pas de le faire de temps en temps ou de programmer une purge automatique du dossier pour ne pas risquer l’overdose.

Compacter et archiver

Certains logiciels de messagerie comme Thunderbird ou Outlook proposent des solutions de compactage qui permettent de gagner de la place sur l’ordinateur. Par contre, si vous utilisez un serveur en ligne, la place utilisée sur celui-ci est toujours la même.

Vous pouvez aussi archiver les emails les plus anciens (en les enregistrant sur votre ordinateur par exemple), toujours en vous demandant si vous avez vraiment besoin de les conserver.

Une fois cette optimisation effectuée, il ne faut pas perdre ses bonnes habitudes et continuer à filtrer, ranger et supprimer les emails chaque jour. Sinon, vous risquez une nouvelle fois la saturation.

Vous trouverez plusieurs techniques pour vous débarrasser des emails non sollicités à travers ce site. Vous pouvez apprendre comment archiver vos emails sur l’application Outlook, livrée en standard sur Windows, dans cette vidéo :

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