Changer de boîte mail en restant zen !

En informatique il est fréquent pour les profanes comme pour les personnes expérimentées de se lancer dans des opérations un peu complexes : comme une migration ou un changement de logiciel, ou l’installation d’un nouveau matériel (essayez d’installer une box de haut de gamme ou de procéder seul à la mise à jour d’un GPS link Renault !). Ils leur semblent, à ces personnes de bonne volonté, qu’elles n’y parviendront jamais. Pourtant, changer de boîte mail est une opération simple. Pour les autres travaux, il semblerait que les difficultés soient de moins en moins rares dans le domaine de l’informatique domestique ou professionnelle. Cela crée de la frustration et parfois des appels rageurs aux plateformes téléphoniques des constructeurs, qui répondent ou pas d’ailleurs. Ce qui ne vous convient pas toujours, surtout si le service est payant.

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Les questions sont les suivantes :

Que deviennent les données existantes en cas de transfert ? Vais-je les conserver et surtout les retrouver ? Pourquoi les temps de téléchargement sont-ils si longs ? Et quid des virus et des protections contre les piratages ? Changer de boîte mail est souvent l’objet d’un ensemble d’interrogations les plus diverses, mais toujours pertinentes : vais-je risquer de manquer ou perdre des mails ? Pourrais-je consulter l’historique de ma boîte mail actuelle simplement ? Qu’en sera-t-il du transfert de mes contacts ? Comment planifier l’ensemble des opérations entre la fermeture de l’ancienne boîte et l’utilisation de la nouvelle ? En fait, changer de boîte de mail est plus simple qu’il n’y paraît.

Même les meilleurs y parviennent !

Etre piraté, recevoir des mails publicitaires par milliers, des spams, des mails reçus de personnes non désirées, toutes bonnes raisons pour vouloir changer de boîte mail et migrer vers un nouveau service de messagerie pour consulter votre boite mail plus sereinement. D’autant que ce nouveau fournisseur est sans aucun doute doté de services qui répondent mieux à vos attentes de professionnel ou de particulier qui se lance dans l’e-commerce par exemple. Les principales questions concernent les contacts et les mails stockés dans diverses catégories : vacances, amis, familles, analyses, patron, commerce, etc. Mais ces craintes de perte de données ne sont pas justifiées.

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Vous ne perdrez aucun de vos messages à venir et déjà reçus

Pour le cas des adresses mails professionnelles : elles sont souvent rattachées à un nom de domaine. Là, c’est le fournisseur de messagerie qui change de nom et votre adresse, elle, reste valide pour l’ensemble de vos contacts : exemple dupontetdupond@monentreprise.net ou .com , ou .fr. Le transfert d’un opérateur vers un autre est bouclé par le serveur qui conserve vos datas comme dans un coffre-fort. Le matériel d’envoi et de réception des courriels est conçu pour ne pas générer de perte. Le processus d’échange d’emails fonctionne avec un système de stockage temporaire.

La procédure la plus simple pour changer de mail professionnel ou personnel

À la suite de l’ouverture de votre nouvelle boîte mail, prévenez vos contacts par message groupé avec des listes (de diffusion) créées dans votre logiciel de messagerie ou un webmail. Cette liste sera uploadée dans le champ CC et CCI pour qu’elle apparaisse comme lors d’un envoi normal. Donnez à vos contacts la date limite des envois à l’ancienne adresse et envoyez. Entre la date de fin de contrat payant avec un fournisseur et la fermeture de la boîte, un délai de 6 mois est assuré par la loi. Pour les boîtes gratuites, elles existent encore longtemps. Mais une fois la nouvelle boîte adoptée, n’hésitez pas à supprimer l’ancienne. Les options de la plupart des adresses mail sont dotées des options suivantes :

Le suivi de votre courrier…

Vous redirigez vos messages vers la nouvelle adresse avec Gmail, Outlook, Yahoo, Laposte, pour les boîtes mail gratuites et Orange pour les opérateurs qui travaillent avec des professionnels pour des services de messagerie payants. Vous trouverez l’option sur le webmail. Mais pourquoi ne pas relever automatiquement votre ancienne boîte avec les options de la nouvelle ? Ce paramétrage de votre nouvelle messagerie existe chez Gmail, Outlook, Yahoo, Laposte mail et net, Orange et SFR. Vous ne savez pas quel service de messagerie choisir ? Pensez à comparer les différentes solutions pour trouver celle qui vous conviendra.

L’activation du répondeur automatique

Autre idée de génie : se servir du répondeur de la boîte abandonnée. Mais attention à tricher sur l’orthographe de l’adresse dans le message : en écrivant votre nouvelle adresse e-mail sous la forme dupontetdupond (at) machinchose .fr. ou .com . ou .net. Ainsi les spams restent là où ils sont ! Ensuite, n’oubliez pas de donner la nouvelle adresse mail aux sites (newsletters, listes de diffusion) ou sur les réseaux sociaux qui vous hébergent.

Planifiez vos tâches

Nous conseillons toujours de créer une bonne fois pour toutes une adresse spécifique pour les listes. À la limite, vous pouvez rediriger les messages de cette adresse « listes » vers votre boîte nouvellement créée. Vous pouvez signifier le changement par mail (un pour vous désabonner depuis l’ancienne adresse, un pour s’abonner avec la nouvelle) ou sur le site du partenaire.

Changez votre adresse sur vos comptes et profils de l’ensemble des administrations auxquelles vous payez des charges ou qui vous doivent de l’argent ! Faites-le par mail ou sur leur site web en respectant leur procédure le plus souvent expliquée sur leurs pages. La liste est souvent longue : mairie, pôle emploi, tous les impôts locaux et sur le revenu, TVA, fournisseurs d’eau de gaz et d’électricité. Enfin, il reste les abonnements aux journaux et votre banque. La liste n’est pas exhaustive. Enfin changer l’adresse d’accès à vos réseaux sociaux favoris et vérifier que l’ancienne adresse n’est pas l’adresse de secours de votre compte Gmail par exemple.

Un conseil : restez zen !

Le temps ne presse pas. Vous avez remarqué combien de temps mettent la plupart des personnes pour intégrer une information, un changement d’adresse postale, un changement de numéro de téléphone et faire le nécessaire pour vous joindre ? Il leur faut parfois des mois. Alors, ne vous sentez pas obligé de procéder au changement en 2 jours. Planifiez vos opérations et faites-les en remplissant un tableau préparé au préalable. Puis cochez chaque mission accomplie. Vérifiez à nouveau les messages de confirmation reçus de la part des administrations et ceux qui proviennent de vos contacts en affaires. Ce sont les plus importants.

De plus amples renseignements,

à travers ce site et avec cette vidéo :

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