Quelques astuces pour consulter sa boite mail

Un salarié reçoit en moyenne un mail toutes les dix minutes. Comment optimiser l’usage de sa boîte mail et classer ses mails ? Et éviter de perdre du temps ? Apprenez à consulter votre boîte mail, et prenez connaissance de nos astuces pour bien gérer votre boîte de réception.

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Comment accéder à sa boîte mail et consulter ses courriels

Bien qu’il existe divers fournisseurs d’adresse email, les étapes pour pouvoir consulter votre boîte email se ressemblent. Cette opération peut être réalisée par smartphone ou par ordinateur. Voici comment consulter une boîte mail via Orange, Free, GMX, Yahoo ou un autre fournisseur gratuitement. Il existe aussi des boîtes mails spécialement destinées aux professionnels gratuites ou payantes. Ayez le réflexe de faire un comparatif des différentes solutions avant de créer votre adresse mail bien que changer de boîte mail est tout à fait faisable.

Les étapes pour accéder à sa boîte mail

Grâce à votre navigateur internet, accédez au site internet de votre fournisseur d’adresse mail. En principe, il vous suffit de taper le nom de votre fournisseur dans la barre de recherche et de cliquer sur le site qui apparaitra en haut de liste.

Une fois rendus sur le site web, cherchez un bouton qui indique « se connecter » ou « mon compte » et cliquez dessus.

Cette opération devrait vous mener à un formulaire qui vous demandera d’entrer votre adresse mail et votre mot de passe. Sachez que vous pouvez paramétrer pour que ces deux informations restent en mémoire afin de ne pas avoir à les rentrer de nouveau. Cependant, si quelqu’un d’autre que vous peut avoir accès à l’ordinateur ou au smartphone que vous utilisez pour consulter vos mails, nous vous conseillons de ne pas le faire.

Une fois que vous aurez validé ces deux données, vous serez dirigé par défaut vers votre boîte de réception.

Vous pourrez y consulter tous vos nouveaux emails ainsi que ceux que vous avez reçus et que vous n’avez pas classés.

Comment accéder à sa boîte mail à distance

Il est courant aujourd’hui d’avoir deux voire plus de comptes emails, et de devoir les consulter sur différents appareils : ordinateur portable, smartphone, ordinateur de bureau, tablette… Il existe différents moyens de pouvoir synchroniser vos différents appareils et comptes emails. Vous pouvez opter pour la synchronisation avec serveur, l’utilisation de logiciels « à emporter » sur une clef ou encore les Webmails.

Comment accéder à sa boîte mail avec une application

Vous pouvez aussi accéder aux boîtes emails grâce à une application que vous devrez télécharger sur votre smartphone. Dans ce cas, c’est encore plus simple de consulter son courriel. Il vous suffit de télécharger l’application sur votre smartphone et de vous y connecter en renseignant votre adresse mail et votre mot de passe. En vous connectant une fois, l’application garde en mémoire vos codes d’accès, pour les fois suivantes. Il ne vous reste plus qu’à appuyer sur l’icône de votre fournisseur sur l’écran de votre smartphone et vous accéderez directement à votre boîte de réception. En quelques secondes, votre boîte email est synchronisée et vous pouvez apercevoir tous vos courriels.

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Les astuces pour retrouver ou consulter un mail facilement

Si on ne prend pas le temps de faire le vide et de jeter les anciens mails la boîte email peut vite être pleine. Il est donc important d’avoir un peu de rigueur dès le départ afin de s’éviter de grosses séances de suppression et de classement d’emails.

Comment libérer de l’espace dans sa boîte emails

Appliquez des filtres afin d’éviter que tous les emails non importants qui parviennent dans votre boîte de réception. Supprimez systématiquement les emails qui ne vous sont pas utiles et que vous avez déjà traités. Dans le cas des emails que vous souhaitez conserver, soyez organisé. Toutefois, les boîtes mails, actuellement, possèdent de plus en plus d’espace de stockage.

Comment organiser le classement de ses mails

Créez des dossiers par thématique ou par interlocuteur selon l’usage que vous faites de vos courriels afin de pouvoir classer tout courriel traité qui ne peut être supprimé. Configurez des filtres, de manière à ce que seulement les mails urgents et/ou importants apparaissent dans votre boîte de réception principale. Les autres mails pourront être traités en temps et en heure. Ainsi vous saurez exactement dans quel dossier chercher un mail si vous avez besoin de le consulter.

Utiliser la barre de recherche

Si vous avez perdu un mail ou que vous ne savez plus où vous l’avez classé, n’hésitez pas à faire usage de la barre de recherche. Elle est souvent dotée de différents filtres qui vous permettent de retrouver ce que vous cherchez (à condition que vous ne l’ayez pas supprimé).

Comment ne pas perdre son temps à consulter ses courriels

Établir une stratégie de réponse

Pour ne pas être interrompu trop fréquemment par les emails, vous devrez établir une stratégie de consultation et de traitement. Vous pouvez par exemple décider de répondre aux mails une fois que vous avez un minimum de 10 nouveaux mails dans votre boîte de réception. Ou encore établir des horaires pour répondre : en arrivant au bureau pendant une heure puis en fin de matinée ou en début d’après-midi et encore en fin d’après-midi. C’est à vous de définir le rythme qui convient le mieux mais nous vous conseillons d’éviter de travailler avec la boîte mail ouverte car cela risque d’attirer votre attention plus que nécessaire.

Prioriser les emails et l’ordre de réponse

Une fois que vous avez consulté vos emails, sachez qu’ils nécessitent tous un traitement. Selon ce qu’ils contiennent il vous faut les supprimer, les classer ou bien y répondre. Tâchez de répondre par ordre d’importance, traitant d’abord ceux qui sont urgents ou qui nécessitent une réponse de votre part. N’omettez pas pour autant de classer les moins importants et de supprimer ceux qui peuvent l’être.

Désactiver les notifications

Enfin, une dernière astuce pour vous permettre d’éviter que la gestion de la boîte mail ne devienne trop chronophage : ne mettez pas de notifications à l’arrivée de nouveaux emails. En restant connecté en permanence à votre boîte mail vous perdez un peu de votre capacité de concentration et vous êtes plus exposé à la distraction. Des études révèlent qu’un salarié reçoit en moyenne un email toutes les 10 minutes. C’est-à-dire que vous êtes potentiellement interrompu dans votre tâche 6 fois dans l’heure ! Mieux vaut éteindre les notifications et consulter votre boîte email aux heures que vous vous êtes fixées.

Retrouvez plus d’informations sur la consultation de votre boîte mail à travers ce site.

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